[ソムリエ解説]　接待で利用。レストラン予約で緊張してしまう方へ

「社会人になり、初めて取引先との会食の場のセッティングを任せられたけど、何からしたらいいんだろう。レストラン予約時はなんて言ってらいいんだろう？」

こんな悩みに答えていきます。

信頼性

僕は飲食店勤務１０年。懐石料理１人５０００円からの日本食レストランで店長としての勤務経験があります。

ソムリエとしての資格もとり、日本食ながらワインも提供していました。接待での利用も多く、沢山の予約を取ってきました。

この記事では、レストラン側から、このように予約を入れればスムーズですよ、ということを伝えていきます。

取引先との会食の場をセッティングして、当日、和やかに運営ができたら、きっとあなたの評価も上がるはず。

会食・接待で利用、レストラン予約で緊張してしまう方へ

レストランはあなたの味方です。一緒にゲスト（取引先）をもてなしましょう！

基本的に飲食店のスタッフはお客様をもてなしたいと思っています。お客様の喜びが自分たちの喜びです。

ご予約のお電話を頂けるとのはとても嬉しいものです。

電話予約時の第一声は「予約をお願いしたいのですが、、、」

電話予約時に「予約をお願いしたいのですが、、、」で始めるとそのあとの展開がスムーズです。

お店にかかってくる電話は、予約の電話だけではありません。

お客さまからの問い合わせやクレーム、各種業者さんからの問い合わせ、営業の電話等々、、、

まずはじめに、「予約をお願いしたいのですが、、、」の一言で、お店側の対応が予約モードになります。

その後、「接待で利用したいのですが、、、」の一言で、お店側の対応が接待利用モードになります。

利用目的をはっきりと伝える事で、お店側はあなたを導いてくれます。

電話予約時に気をつける点は３つです。

電話で予約をする際に以下の３点に気をつけましょう。

お店の忙しい時間帯は避けましょう

お店の忙しい時間帯は、12:00~14:00のランチタイム、18:00~20:00のディナータイムです。この時間帯は避けたほうが無難です。

ベストなタイミングは、14:00~17:00です。

この時間は、ランチタイムが終わりお店が一番落ち着く時間帯だからです。

この時間だと、お店側も落ち着いて対応してくれるのでおすすめです。

繁忙時期の予約は取りづらい

飲食店に取って、一年のうちに数回繁忙時期があります。

12月の忘年会シーズン、3、4月の歓送迎会シーズン、5月のゴールデンウイーク等の大型連休です。

また、人気店ともなると一年中予約が取りにくいです。

その為、早めの予約をおすすめします。

日時、人数がある程度分かっているのであれば、とりあえず席だけでも予約を入れておきましょう。

メニューやその他相談したいことは、後日早めに電話を入れます。

参加人数は考えられる最大人数を予約する

電話予約時には、参加人数を聞かれます。この時、もし正確に決まっていなくても、考えられる最大人数で予約するのが良いです。

なぜなら、

接待となれば個室が用意されます。個室には人数制限があるため、途中から増えた場合に対応が難しくなる事があります（他の個室が埋まっている等）。

減る分には問題ありませんので、考えられる最大人数で席を押さえておきましょう。お店には事前に変更になるかも知れない旨を伝えます。

「人数が変更になるかも知れませんが、〇〇名を超えることはありません。分かり次第すぐにお伝えします。」と言ってもらえれば、お店側も安心です。

予約前の準備をする

取引先との会食・接待の日時が決まったら、予約するまでの準備と流れを見ていきましょう。

ポイントは、①どこで、②いつ、③誰が、④何をする。⑤あなたの連絡先の五つの情報を準備することです。

①どこで

まずは、お店選びです。

いくつかのお店の候補をあげておきましょう。その中で、お店を選ぶポイントは以下の通りです。

• 接待利用の多いお店（個室があるか）
• 一人当たりの食事代が予算内か
• 取引先からの距離、アクセスの良さ

接待利用の多いお店はそれだけノウハウがあります。安心です。

個室があるのかも確認しましょう。

一般的に客単価の高いお店ほど、良いサービス、良い料理が期待できますが、予算内に収まるか確認しましょう。

取引先からの距離や、アクセスの良さを考慮に入れるとなお良いです。

あなたの社内で接待のセッティングをしたことのある、上司、先輩などに相談してみるのも良いかも知れません。

②いつ

日時を確認しましょう。

ここを間違えると大変なことになりますので、再確認を！

③誰が

ゲストとホスト。人数確認をしましょう。

直前まで参加表明があいまいな方がいる場合でも、考えられる最大人数で予約をしておきます。

この時、ゲスト（上座）が何名と把握しておき、お店側に伝えるとお店側も座席がセットしやすいです。

また、参加者の中に、アレルギーなどで食べられない食材がある場合はそれを把握してお店側に伝えます。

アレルギーは、命に関わる大事なことですので、参加者全員にアレルギーの有無は確認しておいたほうが良いでしょう。

もし、そのような方がいるのであれば、軽いのか、重いのか、その程度も確認します。

例えば、小麦アレルギーを持っている場合。

パン、うどんなどの小麦粉を使った料理はもちろんダメですが、醤油は大丈夫か確認します（醤油にも少しですが小麦粉が使われています）。

どの程度までオッケーなのか本人に確認し、お店に伝えるとお店側も安心です。

④何をする

食事をしながらの会話。メニューを決めておきましょう。

「当日行ってからメニューを決めます。」はNGです。メニューは事前に決めておきます。

会食・接待の席では、通常はコース料理です。お店側にも準備がある為、メニューは事前に決めてもらえると大変ありがたいです。

もし、分からないようでしたら一人当たりの食事代の予算を伝えた上、お店の方に相談しても良いです。

⑤あなたの連絡先

お店側から連絡できるように、必ずあなたに繋がる連絡先が必要です。

予約後、当日までの間に確認の電話を

予約後、当日より２〜３日ほど前には、確認の電話を入れておきましょう。

なぜなら、

• 万が一がある為
• お店との信頼関係を築く

人が運営している以上、完璧はありません。人為的なミスや、不慮の事故によって、予約が消えているなんてこともあるかも知れません。

念のため、確認の予約は入れておきましょう。その際、日時の確認は必ず行ってください。

お店との連絡を密に取っておくことで、お店側も安心です。

お店への電話は、予約時の電話だけでなく、最低１回は確認の電話を入れましょう。お互い安心です。

補足：会話のネタになるようなことはメモを

ここからは、少し深掘りです。

会食・接待をする最大の目的

良好な信頼関係を築く為

レストランで食事をする最大のメリットは、美味しい、嬉しい、楽しいを共感することにあるのではないでしょうか。

普段、仕事では見せない一面をみせることにより、お互いの距離がぐっと近くなるものです。

楽しい空間を共有できたのであれば、その接待は成功と言えます。

会話のネタになる情報

当日、使うか使わないかは分かりませんが、会話のネタになるような情報を集めておいても損はないはず。

なぜなら、楽しい空間を共有する為には、会話は欠かせないからです。

例えば、

料理の情報

• 今が旬の〇〇がふんだんに使われている
• ここのお店の名物料理は〇〇

お店の情報

• ここのお店は〇〇年の歴史があるます
• 創業者は〇〇の思いでこのお店を作ったそうですよ
• お店から見える、〇〇の景色が素晴らしい
• 〇〇の季節は、〇〇のイベントがあるみたいですよ
• ここの料理長は、かの有名な〇〇のレストランで修行されたそうですよ

会話のネタになりそうな情報は集めておきましょう。

ここから、思わぬ方向へ話が広がり、場が盛り上がるかも知れません。

こうした情報を、当日参加するあなたの上司や先輩と共有しておけば、きっと役にたち、あなたの評価も上がります。

予約電話の最後に、お店のことについて質問したい事項をまとめて聞いてみるのもいいかも知れません。

その際に店長、マネージャークラスの方にとり繋いでもらえるといいです。

「お店のことについてお聞きしたいことがあります。もし、可能なら、５分ほど店長の方とお話できませんでしょうか？」

自分のお店のことを好意的に聞かれて、嬉しくない店長はいませんので喜んで対応してくれます。

会話に困った時のために、使えそうなお店の情報は持っておくのがおすすめです。

まとめ

レストランは、あなたの味方です。あなたからの電話を待っています。

電話予約には、「予約をお願いしたいのですが、、、」の後に、「接待利用でお願いしたいのですが、、、」と伝えてもらえれば、その後の展開がスムーズです。

電話予約時に気をつける点は、３つです。

• お店の忙しい時間帯は避ける。お昼すぎがおすすめです
• 繁忙時時は、早めの予約を
• 人数は考えられる最大人数で予約を

予約前の準備をします。

1. どこで…お店選び。接待利用の多いお店は安心です
2. いつ…日時。ここを間違えると大変なことなりますので、再確認を！
3. 誰が…参加者の人数を把握します。また、アレルギーの有無の確認も
4. 何をする…食事をしながらの会話。メニューを事前に決めておきます
5. あなたの連絡先…お店から連絡したい場合のあなたの連絡先が必要です

万が一に備えて、予約後、当日の２〜３日前には確認の電話を入れましょう。

あなたのセッティングした、会食の場が盛り上がることを祈って。

それではまた次の記事でお会いしましょう！